Evaluace a autoevaluace jako pomocník manažera školy VI (časový a organizační harmonogram)

Konkretizace postupu a časového harmonogramu autoevaluace

V předchozím textu jsem se snažil o sumarizaci předpokladů a principů, na kterých je autoevaluace založena, způsobu plánování, sběru dat a jejich vyhodnocení, o sumarizace použitelných nástrojů a o vymezení rolí v autoevaluačním procesu. Nyní se pokusím v několika krocích konkrétně nastínit, jak je možné celý proces zorganizovat a jak postupovat. Navazuji tak na úvodní část druhého dílu.

V prvé řadě chci upozornit na několik faktorů, které zde hrají významnou roli a které v rámci této série nemohu podchytit a pracovat s nimi.

Individuální prvky ovlivňující autoevaluaci

1. Za prvé se jedná o dosavadní způsob řízení školy, který určuje současný stav a klima v organizaci. Každý manažer má své individuální pojetí řízení, i když bychom mohli zobecňovat a vyvodit několik řídicích stylů. Styl řízení bude pravděpodobně ovlivňovat i styl přístupu a vedení autoevaluace. Je důležité, aby to byl styl demokratický, založený na důvěře a zodpovědnosti s jasně nastavenými pravidly. Smysluplné autoevaluační procesy nelze realizovat v jiném než bezpečném, motivujícím, podporujícím a na důvěře založeném prostředí. Pokud tyto prvky současný styl řízení neobsahuje, je potřeba nejprve pracovat na tom, aby jich bylo alespoň částečně dosaženo.
2. Druhým ovlivňujícím faktorem je současný stav organizace. Je potřeba vyjít z možností, které má současné prostředí – od personální až po finanční stránku. Nemůžeme začít evaluační procesy „ždímáním“ organizace. Je potřeba vycházet z toho, co v současné době je, a postupně to rozvíjet. Evaluační procesy zavádějme postupně, postupně na ně nechme lidi zvykat. Podmínkou úspěšnosti je, aby se staly přirozenou a každodenní součástí života školy.
3. Třetím výrazně ovlivňujícím faktorem úspěšnosti implementace autoevaluace je současná zkušenost s vlastním hodnocením školy. Pokud byla do této doby negativní, bude zavádění dalšího procesu pravděpodobně pomalejší a složitější a měli bychom začít od budování již zmíněného bezpečí, důvěry a dobrého klimatu.

Začněme na začátku školního roku a s týmem

Při zamyšlení nad objemem činností, které musíme udělat, abychom dosáhli požadovaného efektu, si uvědomíme, že nejsme schopni celý objem práce zvládnout sami. Proto doporučuji začít sestavením autoevaluačního týmu. Tím, že do celého procesu vtáhneme od začátku lidi, kterých se to bude týkat, zvyšujeme jejich motivační efekt. Nebojme se s těmito lidmi začít podrobné plánování celého procesu. Projeví se zde též synergický efekt (více hlav víc ví a na víc přijde), díky němuž se můžeme vyhnout chybám, kterých bychom se mohli dopustit, kdybychom plánovali vše sami. Tyto členy můžeme získat oslovením jednotlivých pracovníků nebo je může volit celý pedagogický sbor.

Předpokladem je účinná motivace, vytvoření „nabídky výhod“ ze strany vedení školy a vytvoření podmínek pro tyto členy. Pokud se od začátku budeme snažit vytvořit tento tým nuceně, můžeme ohrozit úspěšnost dalšího počínání. Složení autoevaluační skupiny jsem popsal již výše, stejně jako roli jejího lídra, který vzejde z jejího středu. Celá její činnost by měla začít podle principu „začínejme s myšlenkou na konec, tedy cílový stav“. Skupině by se mělo podařit dobře definovat cílový stav – tedy popsat, jak by vše mělo fungovat za určité časové období.

Této části věnujme zvýšenou pozornost. Je důležité, aby si jednotliví členové vyjasnili své představy a shodli se na obecných principech, na kterých autoevaluaci postaví. Management školy by měl této skupině sdělit zamýšlený smysl autoevaluace, seznámit ji se zákonným rámcem a vším, co s tím souvisí. Může navrhnout další postup autoevaluace. Je věcí citu manažera, aby takticky korigoval nápady vznikající na schůzkách a také samotný postup činností.

Činnost skupiny má směřovat k zamýšleným cílům. Je potřeba stanovit takové cíle, aby byly dosažitelné za vynaložení úměrného množství energie, ověřitelné dostupnými prostředky a především cíle, které povedou ke zvyšování kvality celé školy jako profesionální vzdělávací organizace.

Autoevaluační tým by si dále měl stanovit termíny pravidelných setkání. Na tyto schůzky má docházet také vedení školy. Je důležité, aby vedoucí pracovníci neztratili přehled o autoevaluačních procesech a dokázali je korigovat vzhledem k dalším činnostem školy. Vedení školy by mělo pravidelně žádat o zpětnou vazbu, která pomůže definovat, zda svou funkci v této věci smysluplně plní. To znamená především si hlídat, zda jsou zajištěny podmínky a prostředky, které autoevaluační skupina potřebuje.

Je ideální, když celý proces zahájíme s novým školním rokem, kdy si pracovníci stanovují svůj rozvrh činností a objem práce. Tak se také snáz zajistí kompatibilita autoevaluace se školním rokem. Pracovníci již vědí, které měsíce jsou pro ně nejnáročnější a kdy je volněji. Podle toho se snažíme plánovat jednotlivé kroky autoevaluace, především aktivní zapojení dalších kolegů, plán získávání dat – zadávání dotazníků, realizace rozhovorů, vytváření seznamů materiálních požadavků a další. Pokud se rozhodneme s tímto krokem začínat v průběhu školního roku, měli bychom zajistit časovou návaznost dalších kroků. Začínat s autoevaluační skupinou před letními prázdninami není ideální, bude chybět kontinuita některých prvků a vystavujeme se riziku, že po prázdninách budeme muset znovu vysvětlovat, např. proč vlastně evaluovat, znovu motivovat lidi, apod. Během měsíce (září) bychom měli mít sestavenou stabilní autoevaluační skupinu.

Management školy by měl také úzce spolupracovat na výběru vhodných nástrojů pro evaluaci. Je dobré zvážit vhodnost nástroje podle kritérií, která si vytyčíme, nebo můžeme využít vyvinutá kritéria, např. od MACBEATHA v knize Serena aneb autoevaluace škol v Evropě (též uvedeny v předchozích dílech seriálu). Nástroje by měly být dostupné, poměrně jednoduše uchopitelné, měly by měřit to, co chceme, a posloužit k tomu, co potřebujeme. Podrobný výčet základních nástrojů a způsob jejich výběru a použití jsem popsal v části„Metody vhodné pro autoevaluační činnost“.

K získání potřebných dat, se kterými bude autoevaluační skupina a především management školy dále pracovat, můžeme také využít nabídky služeb organizací, které se autoevaluačním procesy zabývají (např. HEURÉKA Zlín, projekty Cesta ke kvalitě nebo projekt Ostravské univerzity a v neposlední řadě společnost SCIO). Ještě jednou doporučuji volit takové metody a nástroje, které podporují projektové uchopení autoevaluace na škole, nejsou pouze statisticky zaměřené, ale napomáhají budování dobrých vztahů a dobrého klimatu ve škole.

Další kroky rychle a stručně

V dalším měsíci (v našem plánu v říjnu) bychom si měli stanovit základní cíle pro současný školní rok a vytvořit podrobný časový a jmenný harmonogram. V návaznosti na tuto činnost si zvolíme první oblast, na kterou se podrobně zaměříme a budeme ji řešit. V průběhu listopadu (tedy v měsíci prvního pololetí školního roku, kdy bývá obvykle nejvíce času na jiné činnosti) realizujeme první šetření a sběr dat, která následovně vyhodnotíme. Pro všechny aktéry školního života bude příjemné, když budou informovaní o této plánované akci dostatečně dopředu. Úlohou managementu je tuto informovanost zajistit, například zahrnutím do měsíčního plánu.

Bezprostředně po vyhodnocení a analýze získaných dat seznámíme s výsledky šetření všechny zapojené lidi v organizaci. Následnému přemýšlení o zlepšení nedostatků a plánování opatření, která povedou k posunu k vytyčenému cíli, bychom měli dát dostatečný prostor. Pokud je to možné, nechme navrhovat řešení co nejširší spektrum pracovníků (případně dalších zainteresovaných lidí). Jestliže plánovaná opatření budou neformálně podporována před jejich zavedením, máme úspěch téměř zajištěn. Realizaci opatření posilujících kvalitu měřeného prvku však nenechme zaspat.

Abychom mohli dobře vyhodnotit účinnost našeho opatření, potřebujeme k tomu různě dlouhý čas, podle toho, co jsme nového zavedli či udělali jinak.