Úroveň fungování informačního systému v organizaci zásadním způsobem ovlivňuje úspěšnost manažera1, který pro správné rozhodování potřebuje mít včas dostatek relevantních vícezdrojových informací. Ty mají vliv na úroveň řídící práce, usnadňují plánování, organizaci, kontrolu, jsou jedním z nástrojů účinného vedení lidí. Pokud se jich nedostává nebo jsou dodány opožděně, zvyšuje se rizikovost rozhodování manažera.
Dobrý informační systém přispívá k formování pozitivního pracovního klimatu a rozvíjí vzájemné vztahy s vnějším prostředím. Ukazuje na úroveň podpory žákům a jejich rodičům v oblasti informovanosti. Na zájem o spolupráci s partnery školy a na otevřenost školy okolnímu světu. Podporuje vnitřní i vnější komunikaci. V případě komunikace s vnějším prostředím umožňuje prezentovat úspěchy školy a budovat dobré jméno školy.
„Informační systém školy představuje snahu vedení školy o systemizaci toků informací nezbytných pro řízení školy za účelem jejich rychlé a efektivní využitelnosti."2
V průběhu běžného provozu dochází ke shromažďování, zpracovávání a předávání řady informací. Jsou to primární informace z vlastního pozorování a dotazování i sekundární z hlášení, zpráv, dokumentace školy atd.
Vnitřní informační systém představuje toky informací ve vnitřním prostředí organizace. Při komunikaci organizace s vnějším prostředím se jedná o vnější informační systém.
V organizaci dochází k předávání informací prostřednictvím oficiálních kanálů - při jednáních, poradách, prostřednictvím pokynů atd. Je třeba počítat i s neoficiálními kanály, které existují v každé organizaci. Vynikajícím podhoubím pro fungování těchto neoficiálních cest je nedostatečná horizontální komunikace, nadměrné filtrování informací a poskytování nedostačujících a zkreslených informací. V takovém prostředí je prostor k šíření fám. K omezení těchto „zaručených" zpráv je důležité podporovat obousměrnou otevřenou komunikaci. Vhodným jednáním s lidmi odstraňovat strach, nejistotu a vytvářet atmosféru důvěry.
Dodání informace je pouze jednou z podmínek pro správné rozhodování, důležité jsou i kompetence každého člověka ke zpracování a využití informace - znalosti, zkušenosti, orientace v problému, logické uvažování, intuice atd. Informaci musí člověk analyzovat, posoudit v kontextu, kriticky zhodnotit, zpracovat a smysluplně využít. V procesu sebereflexe si uvědomit, co udělal správně a co ne. K tomu je zapotřebí, být informačně gramotný, efektivně komunikovat s lidmi, uživatelsky zvládat práci s informačními a komunikačními technologiemi, uplatňovat sebehodnocení.
Je třeba zvládnout předávání informací ve formě ústní i písemné - včetně elektronické. Vzhledem k vývoji informačních a komunikačních technologií se neustále učit s nimi pracovat a zdokonalovat se v této práci. Při komunikování elektronických informací mít k dispozici hardware a software v potřebné kvalitě.
Z hlediska finančních zdrojů je nejvíce náročné právě technické vybavení odpovídající aktuální úrovni. Ostatní práce s informacemi si neklade velké nároky na finance, je záležitostí spíše měkkých zdrojů - chování a jednání zaměstnanců, znalostí a dovedností, pracovních návyků... Důležité hledisko kvality informačního systému je efektivní přenos informací, tj. maximální výpovědní hodnota v co nejkratším čase s minimálními náklady.
Lze hodnotit:
Do hodnocení informačního systému je potřeba zapojit všechny zaměstnance - Učitele, ekonomický úsek, vedení školy. Vedení školy si musí promyslet postup evaluace této oblasti.
Způsoby provedení autoevaluace informačního systému (IS)
Přípravná fáze - promýšlení projektu evaluace IS
Podrobněji viz tabulka č. 1.
Vlastní realizace
Formulace této části do evaluační zprávy
Fáze realizace korekčních opatření
Oporou při realizaci výše uvedených fází mohou být tabulky. V tabulkách jsou uvedené zdroje informací, forma informací, požadavky na kvalitu z hlediska informačního systému. Tento zjednodušený model není vyčerpávající a je třeba ho aplikovat na základě aktuálních podmínek konkrétního zařízení - počtu žáků školy a jejich zaměstnanců, materiálních podmínek školy, míry konkurenčního soupeření škol, vztahů s vnějším okolím atd. Různé mohou být i názory na požadovanou kvalitu. Tyto tabulky lze dál rozpracovávat a upravovat.
Přehled tabulek:
Vnitřní informační systém
Tabulka č. 1 - Povinná dokumentace
Tabulka č. 2 - Dokumenty důležité pro vedení školy
Tabulka č. 3 - Další informace pro pedagogickou práci
Tabulka č. 4 - Komunikace žák - učitel - vedení školy
Vnější informační systém
Tabulka č. 5 - Komunikace s rodiči, partnery školy, zřizovatelem, veřejností
Tabulka č. 6 - Podklady pro práci
Na základě popisu informačního systému, jeho fungování, pozitiv i problémů formulujeme silné a slabé stránky.
Příklad formulace silných stránek:
Příklad formulace slabých stránek:
Na základě formulace slabých stránek promyslíme a stanovíme reálná opatření ke zlepšení.
Vedení školy, které věnuje náležitou pozornost informačnímu systému školy, si uvědomuje význam informací pro progresivní vývoj organizace. Dobře fungující informační systém usnadňuje provádění vlastního hodnocení školy.
1 Manažery jsou učitelé uplatňující třídní management, učitelé specialisté (koordinátoři, VP), členové vedení školy.
2 Světlík, J.: Marketing školy.
Všechny články jsou publikovány pod licencí Creative Commons BY-NC-ND.
Článek nebyl prozatím komentován.
Pro vložení komentáře je nutné se nejprve přihlásit.
Článek není zařazen do žádného seriálu.