Za třicet let vývoje kancelářského softwaru jsou principy v každém programu stejné a ty by se „měly učit“ (resp. předvádět, ukazovat, využívat zcela přirozeně v běžné práci a komunikaci). Doporučuji využívat kromě MS Office také kancelářský balík LibreOffice, který je dostupný zdarma také pro školy. Naprosté většině uživatelů (statisticky řečeno „všem“) bohatě stačí, znám jen velmi málo odborníků, kteří dokáží popsat, proč jim nevyhovuje.
Uvedené dovednosti považuji za nezbytné minimum, které lze řadit mezi dovednosti posuzované trhem práce. Nemám sice zkušenosti personalisty, ale jsem přesvědčený, že pod „rutinní práce s kancelářským balíkem“ se v případě textového procesoru skrývá zejména to, co najdete na následujících řádcích. Mám naštěstí zkušenost z pozice zaměstnavatele a z vedení různých projektů či práce na dálku, která byla závislá na mnoha dovednostech všech zúčastněných. Z toho tedy vycházím.
Standardizace je fajn věc, ale je odjakživa předmětem konkurenčního boje. Bohužel tím trpí uživatel, který je nucen používat různé formáty podle toho, komu data předává, nebo od koho je přijímá. Navíc musí zohledňovat, že každý formát je vhodný pro jiný typ dat, resp. že v rámci jednoho typu existuje několik konkurenčních formátů. Schopný uživatel dokáže tyto nuance odlišit a použít správný typ (případně se vyrovnat s konfliktní situací).
Příklad:
LibreOffice Writer hlásí při pokusu uložit dokument do formátu .doc, že můžete přijít o data. Laik se obvykle vyděsí a vše se snaží zrušit. Ve výsledku zřejmě dospěje k závěru, že „mu to nešlo uložit“. Poučený uživatel dokument uloží a snaží se zjistit, zda skutečně ke ztrátě došlo, nebo si s protějškem předem dohodne, že použijí formát OpenDocument. Ukládání dokumentů např. do formátu HTML ovšem už pravděpodobně ztrátu dat způsobí (nemusí jít jen o viditelné informace). Zní to složitě, ale zkušenosti lze získat snadno (a tím lepší rozhodovací pozici).
Základní věc, kterou uživatelé zcela pomíjejí, je nastavení automatického ukládání otevřených dokumentů. Programy to umí už od počátků (dejme tomu, že počátkem myslím editor T602). Přesto lze mezi studenty píšícími odborné práce narazit na zoufalce, kteří si dokument nejenže sami neukládají, ale nemají nastavenou ani tuto automatickou funkci.
Zobrazte si z nabídky Nástroje | Možnosti okno pro nastavení a zamiřte do sekce Načítání/ukládání | Obecné | Uložit.
 |
| Automatické ukládání dokumentu každou minutu |
Dodnes mám před očima kolegyni, která ve sborovně na počítači tečkovala obsah a kontrolovala, jestli má dole na každé stránce ručně vložené číslo. Snažila se, aby bylo každé umístěné stejně, ale pomocí různých mezer se jí to dařilo jen částečně. Snažil jsem se jí poradit, že to jde automaticky, že se to má dělat automaticky, ale nenaslouchala. „Už to mám hotové.“
Je to už dlouho, ale obávám se, že takoví uživatelé – které to nikdo nenaučil – ještě stále existují a možná jejich počty neubývají.
Žáci a studenti se to musí naučit ve škole. A učí se to tím, že kolem sebe vidí správně vytvářené a číslované dokumenty. Rukama mi prošlo dost dokumentů (třeba smluv), které neměly číslované strany (nedalo mi to, doplnil jsem je).
Vložit zápatí, například pomocí Vložit | Zápatí | Výchozí styl. Nebo kliknout na symbol plus v modrém poli, které se objeví na místě budoucího zápatí, když tam nejprve kliknete myší.
Vložit číslo stránky pomocí Vložit | Pole | Číslo stránky.
 |
| Kliknutím na plus se vytvoří zápatí stránek |
Vytvoření souhrnné tabulky, která obsahuje nadpisy z dokumentu, anglicky table of content (TOC), je mnohými považováno málem za maturitu. Smyslem je usnadnit čtenáři a vlastně i autorovi práci a poskytnout mu zkratku, rychlý přístup. Přesto jsou mnozí autoři zmítáni neschopností tuto tabulku snadno vytvořit a uchylují se k manuálnímu vypisování a následné hysterické reakci při požadavku na změny v dokumentu.
Základním předpokladem pro efektivní práci s dokumentem je používání stylů. Hlavně pro odstavce ale samozřejmě i pro jiné objekty a části dokumentu. MS Word bohužel vytváří styl pro každý nesmysl a v důsledku dokument zaplevelí nesmyslnými variacemi, které se liší třeba jen odsazením. Proto mi maximálně vyhovuje LibreOffice a jeho kategorický přístup – styly jsou definovány, lze je upravit, ale vytvoření musí iniciovat uživatel.
Jakmile máte nadpisy prostřednictvím stylů vytvořené, stačí umístit textový kurzor na začátek či konec dokumentu a zobrazit okno Vložit | Rejstříky a tabulky | Rejstříky a tabulky. Tam je vše připraveno pro vložení obsahu, takže stačí jen stisknout tlačítko OK.
Pozdější úpravy tabulky se provádějí tamtéž (lokální nabídka a volba Upravit rejstřík/tabulku) a také v samotných nadpisech v dokumentu, protože tabulka je jen zobrazený výstup (obvykle je chráněna proti zápisu). Její aktualizace se provede z lokální kontextové nabídky.
 |
| Vložení obsahu (table of content) do dokumentu |
 |
| Příklad obsahu tohoto článku, který vznikl v LibreOffice |
Korektor překlepů by měl být aktivní po instalaci programu. Pokud tomu tak není a podporu nelze snadno doinstalovat, může být problém poměrně složité vyřešit. Není cílem tohoto textu zabývat se technickými detaily. Spíše chci poukázat na dvě okolnosti, s nimiž jsem se setkal.
Mnoho uživatelů považuje tento nástroj za „kontrolu pravopisu“. Předpokládají, že program odhalí gramatické chyby. Tento předpoklad je mylný. LibreOffice (Writer) v případě češtiny obsahuje pouze kontrolu překlepů, tj. hledá napsaná slova ve slovníku, který má k dispozici, přičemž je schopen pracovat s flexí a pre- a sufixací. Pro některé cizí jazyky existuje nástroj LanguageTool; jeho použití pro OpenOffice a LibreOffice se jeví jako nepřínosné, pravděpodobně proto se jím v ČR/SR nikdo nezabývá. Pro neslovanské jazyky přínos má.
MS Word navíc obsahuje také kontrolu několika gramatických pravidel, která se postupně vylepšují, ale stále jde o mechanickou činnost. Program neobsahuje žádnou inteligenci, aby rozpoznal chyby v české gramatice – už jen proto, že pod tímto pojmem je třeba hledat slovotvorbu, morfologii, stylistiku, syntax. Tato pravidla jsou nepostižitelná a nelze je algoritmizovat.
Druhé pravidlo lze shrnout jednoduše – ignorace. Mnoho uživatelů prostě „nevidí“, že jsou slova podtržená červeně, případně neví, co to znamená. Opět mohu ze zkušenosti doložit, že překlepy se v dokumentu usídlí, i když je aktivní jejich kontrola a byly řádně označeny. Málokdo spouští před finalizací práce komplexní kontrolu, aby všechny přklepy odhalil. Bohužel sem patří také možnost, že uživatel má danou funkci záměrně vypnutou.
Nemluvě o tom, že pokud používáte také jiné jazyky, můžete kontrolu aktivovat i pro ně – a klidně v jednom dokumentu.
Rada už je trochu složitější, nicméně v základu spočívá v následujících krocích:
Nainstalujte si rozšíření pro kontrolu překlepů požadovaného jazyka. LibreOffice podporuje více než 100 jazyků včetně češtiny, slovenštiny a snad všech evropských. Slovní zásoba slovníků se pochopitelně liší svým rozsahem.
Ujistěte se, že máte aktivní kontrolu překlepů, a to v Nástroje | Možnosti | Jazyková nastavení | Pomůcky pro psaní. V sekci Dostupné jazykové moduly klikněte na tlačítko Upravit a ujistěte se, že kontrolní nástroje pro požadované jazyky jsou aktivní.
V konkrétním dokumentu se aktivní jazyk zobrazuje uprostřed spodní stavové lišty. To samo ale ještě neznamená, že kontrola probíhá. Ověřte si, že je aktivní automatická kontrola pravopisu (sic!) - tlačítko na nástrojové liště. (Jde o stejné nastavení, které vidíte v okně na obrázku v sekci Možnosti.)
 |
| Různé pomůcky pro kontrolu a psaní textu |
 |
| Správně nastavená kontrola překlepů pro češtinu |
Pokud bylo vytvoření obsahu chápáno jako maturita, pak funkce sledování změn už podle mnohých patří někam před doktorát na přírodních vědách. Přitom je tak efektivní! Po jejich aktivaci se do dokumentu ukládá nejen samotný obsah (tedy texty, obrázky, tabulky), ale také informace o tom, kdo a kdy tyto změny provedl. Změny lze revidovat – přijímat a odmítat, dokument jako celek lze porovnávat s jiným dokumentem nebo verzovat (tedy ukládat rozdílové časové verze). Běžně lze do dokumentu přidávat komentáře, které nesou informaci o autorovi a čase vložení.
Není tedy žádný praktický důvod, proč by se mělo používat žluté zvýrazňování kusů textu a vpisované poznámky „tady jsem to upravil, pak si to vymaž“. Ne! Přesně proto jsou tady funkce pro sledování změn (angl. tracking changes), kterými disponuje také LibreOffice Writer. Perfektní využití: korektury textu, společné (postupné) zpracování dokumentu.
Sledování změn se aktivuje v Úpravy | Sledování změn | Záznam. Změny můžete vidět přímo v textu, pokud vám to vadí, můžete tuto funkci přepnout pomocí Úpravy | Sledování změn | Zobrazit. Při přijetí dokumentu, kde kolega provedl změny, si je zobrazte pomocí Úpravy | Sledování změn | Přijmout nebo odmítnout... a projděte je všechny. Jakmile je potvrdíte nebo odmítnete, začlení se do textu a již se nebudou zobrazovat jako změna.
 |
| Příklad sledování změn |
Všechny články jsou publikovány pod licencí Creative Commons BY-NC-ND.
Pro vložení komentáře je nutné se nejprve přihlásit.
Tento článek je zařazen do seriálu Opensource.
Ostatní články seriálu:
Článek je zařazen v těchto kolekcích:
