V předchozím příspěvku jsme se pokusili naznačit, jaký je význam time managementu a v čem může být užitečný. Na tomto místě jen zdůrazněme, že jde o jednu z klíčových dovedností, které budou rozhodovat o úspěšnosti člověka v moderní informační společnosti, o tom, zda bude schopen pracovat efektivně, výkonně, a přitom si zachovat dostatečný prostor pro odpočinek, osobní růst. Ukazuje se, že v řadě případů je možné na podporu těchto metod použít moderní ICT technologie a webové služby.
V prvním díle jsme se věnovali dvěma základním metodám, které jsou dost možná v oblasti time managementu nejrozšířenější – timeboxingu (tedy definování toho, kolik času chceme věnovat určité aktivitě) a ToDo listům (seznamům věcí k udělání). Nyní budeme pokračovat pokročilým psaním poznámek, metodou GTD (mít vše hotovo) a myšlenkovými mapami.
Jako velký krok směrem k systému a přehlednosti je možné vidět přechod od papírových deníčků a lístečků směrem k nástrojům na elektronickou práci s poznámkami. Ty oproti svým papírovým kolegům nabízejí řadu výhod – automatické archivování, fulltextové vyhledávání, práce s odkazy atp. Jako velice užitečné se jeví takové programy, které nabízejí také přístup k poznámkám z libovolného místa, které je připojené na internet, případně také z mobilního telefonu. My se v následujícím omezíme na trojici zajímavých aplikací, z nichž každá si zřejmě najde své uživatele.
O aplikaci ZIM (<http://zim-wiki.org/>) jsme se již zmiňovali v článku Elektronické poznámky nejen pro učitele a pedagogy. Stručně řečeno, jde o velice robustní a výkonný nástroj, který umožňuje pracovat s poznámkami dvou druhů – buď organizovaných časově, nebo tematicky. Mimo obvyklé funkce nabízí ToDo list, kalendář, možnost zapisovat poznámky v LaTeX nebo tvořit diagramy či grafy v R.
Výhodou tohoto nástroje je především multiplatformita, množství funkcí a pohodlné ovládání. Jde o zřejmě nejpropracovanější aplikaci na tvorbu poznámek vůbec. Jediným vážným nedostatkem je ne zcela ideálně řešená synchronizace a nemožnost pohodlné práce přes mobilní telefon. ZIM lze doporučit především tam, kde učitel používá jeden Flash disk (existuje i v portable verzi) či svůj počítač a další přenos poznámek nepotřebuje. V takovém případě poslouží ZIM ideálně.
Zcela jinak orientovaným nástrojem je EverNote (<http://www.evernote.com/>). Ten je založený především na kratších a jednodušších textech, například takových, které si člověk píše na žluté lístečky a lepí na dveře či ledničku. Pracovat je v něm možné samozřejmě také s dalšími a obsáhlejšími poznámkami. Ty je možné tvořit buď na počítači pomocí nainstalovaného klienta, v mobilním telefonu nebo přímo ve webovém prohlížeči. Všechny poznámky jsou neustále synchronizované, takže je zde přístup k neustále aktuálním informacím.
Jestliže vám nevadí poněkud menší možnosti formátování poznámek, preferuje rychlý a pohodlný přístup odkudkoli a s poznámkami rádi pracujete také skrze mobilní telefon (například cestou do práce), je EverNote výborná volba.
Také myšlenkové mapy je možné použít pro Time management. Do středu papíru (či obrazovky) stačí napsat den, vytvořit základní strukturu úkolů (pracovní, osobní, volný čas) a jednotlivé větve doplňovat o konkrétní obsah. Je dobré větší úkoly rozdělit na větší množství podčástí, jejichž plnění se bude lépe kontrolovat a k nimž je současně jednodušší se motivovat.
Výhodou myšlenkové mapy je, že dává komplexní přehled o všem, co se daný den má vykonat. Současně umožňuje nad pracovní náplní přemýšlet a často se stane, že dojde k objevu nových úkolů, které při prvním pohledu nebyly zřejmé.
S tím do jisté míry souvisí metoda GTD (Getting Things Done). Podle Allena (který je autorem této metody), mozek člověka není podle dobře uzpůsoben tomu, aby si pamatoval a připomínal úkoly, schůzky a všechny další činnosti. Proto se doporučuje vytvořit si externí systém různých druhů seznamů, které následně poslouží jako připomenutí. Člověk nemusí přemýšlet nad tím, co má dělat, ale může využít plně kapacity mozku, aby se soustředil na provedení úkolu. Ty je možné tvořit jak pomocí klasických ToDo listů, tak také pomocí myšlenkových map.
Samotný proces GTD je rozdělen do pěti fází, které by měli být aplikovány u každého úkolu:
V této části se podíváme na dvě online aplikace, které je možné k tvorbě myšlenkové mapy použít, a jeden nástroj, který je speciálně koncipován na práci s metodou GTD.
Tracks (<http://getontracks.org/>) je nástrojem, který slouží pro GTD. Ovládání je jednoduché a přehledné, funkcí je k dispozici dostatek, jen je třeba si na celý systém trochu zvyknout. Projekty je možné různě provazovat, hodnotit, připojovat k nim tagy či data. Zajímavostí je také možnost exportu či statistiky. Navíc je možné jej užít na větší projekty v rámci celé školy, neboť se nabízí možnost instalace na vlastní server.
Alternativou může být funkčně lepší Vitalist, který má také podporu mobilních telefonů. Je velice dobře vybavený a pro GTD mu v podstatě nic nechybí. Jediným nedostatkem je tak cena – od 5 USD měsíčně za reálně použitelný účet.
Hledáte nástroj na rychlou a nenáročnou tvorbu myšlenkových map? Pak by vás mohl zaujmout Bubble.us (<https://bubbl.us/>), který je v základním provedení bezplatný (je možné vytvořit ale jen tři mapy). Vše je podřízeno maximální jednoduchosti. Mimo zcela základní funkce je k dispozici jen možnost k uzlům vkládat obrázky či komentáře. Výsledek je pak možné exportovat do jpg či png. Pokud vám stačí export do obrázku, tak není třeba se registrovat a můžete se ihned pustit do tvorby. V takovém případě pro vás neplatí ani ono zmíněné omezení tří map…
Funkčně pokročilejším nástrojem je SpiderScribe (<http://www.spiderscribe.net/>), jenž je možné použít pro tvorbu obyčejných map, time management či brainstorming. Nabízí velice pohodlné spojování jednotlivých uzlů mapy, což je právě pro tyto činnosti velice vhodné. Jednotlivé uzly mohou obsahovat soubory, obrázky, další vnořené mapy, události či jen text. Jednotlivé body je pak možné propojovat šipkami. K dispozici je opět standardní export nebo také možnost mapu přímo umístit na web či sdílet s přáteli.
Nabídka nástrojů je překvapivě bohatá a pestrá. My jsme v článku spíše naznačili elementární možnosti jednotlivých konceptů a bude záležet na konkrétním učiteli či žákovi, co mu bude nejlépe vyhovovat. V každé samostatné kategorii by bylo možné jmenovat řadu dalších zajímavých nástrojů, ať již instalovaných na počítači, nebo pracujících přes web. Osobně se domnívám, že zvládnutí time managementu již dnes patří mezi klíčové kompetence, které by měl mít každý pedagog i žák dobře zažité a jejichž význam určitě poroste.
Na závěr si dovolím ještě připojit seznam nástrojů, které v rámci time managementu používám já, čistě pro inspiraci:
Všechny články jsou publikovány pod licencí Creative Commons BY-NC-ND.
Pro vložení komentáře je nutné se nejprve přihlásit.
Článek není zařazen do žádného seriálu.
Článek je zařazen v těchto kolekcích:
