Každý ředitel může mít hotovo aneb Udělejte si prostor pro důležité věci

Čas organizovat nejde. Člověk má 24 hodin a dost. Co člověk může organizovat, je proces, kterým jeho práce a úkoly prochází od okamžiku, kdy se objeví, až do okamžiku, kdy je označí za „hotové“. David Allen

S time-managementovými systémy a bojem s prokrastinací (česky chorobným odkládáním úkolů) se v posledních pár letech roztrhl pytel. Objevují se desítky knih, školení a školitelů, metod i přístupů k organizaci času a všichni slibují, že právě oni jediní naučí člověka efektivně pracovat s drahocenným časem. Internet dnes a denně zaplavují články s 5+ zaručenými tipy a triky, které pomohou zkrotit čas i úkoly.

Většina time-managementových metodik začíná u nejdůležitějšího: hledáním priorit a osobního poslání, jinými slovy, zjištěním, proč je člověk na světě, proč ráno vstane a začne třeba pracovat. Pro život nejdůležitější záležitosti se ovšem v praxi nejobtížněji definují. A čím vyšší hora nevyřízených papírů leží před člověkem na stole, čím více zvoní připomínek e-mailů; čím více jednání probíhá, tím hůře se priority dodržují. Mít ujasněné priority je rozhodně důležité. Obdobně důležité je také životníposlání. Obojí se však jen těžko hledá ve chvíli, kdy se člověk topí v každodenní agendě, v úkolech, v nikam nevedoucích poradách a prodírá se hromadami výkazů, školních dokumentů a e-mailů. V tuto chvíli zavětří hledači jednoduchých řešení a podlehnou kouzlu rychlých a snadných řešení „zaručených rad“ v čtivých článcích. Popsané triky zní velmi lákavě a chvíli fungují. Pomohou vytrhnout trn z paty.

„Systém by měl být jednoduchý, jak je to jen jde, ale ne jednodušší,“ prohlásil údajně Albert Einstein. Tipy a triky však ve výsledku systém příliš zjednodušují. A tak člověk časem zjistí, že na některé záležitosti nenašel čas, že se některé záležitosti neposunují vpřed. A že na spoustu věcí zapomněl. Zjednodušený systém „5+ tipů“ časem jednoduše „vybuchne“.

Seznamte se prosím, GTD

Metoda GTD (neboli getting things done, do češtiny přeloženo jako mít vše hotovo) přistupuje k řešení úkolů „odspodu“, tedy od zvládnutí každodenní agendy.

Od prvního vydání v roce 2001 se Getting Things Done (zkráceně GTD) stalo jedním z nejvýznamnějších impulzů v oblasti osobní produktivity. Dnes metodiku používají stovky tisíc lidí. Školí se v tak rozdílných společnostech, jako jsou Google, BMW, Světová banka nebo Harvardská univerzita. (Dalším důkazem „obliby i efektivity“ mohou být desítky „variantních“ systémů jako například ZTD, které vycházejí ze základních postupů a principů GTD. Díky „zjednodušování“ ovšem mnohé z nich trpí výše popsaným problémem).

Řízení pracovního procesu (workflow management) staví na zautomatizovaném používání „zdravého rozumu“ a tvoří jej série kroků, které vám pomohou získat kontrolu nad každodenními záležitostmi. Jasně definovaný postup uvolní ruce a vytvoří prostor, aby se člověk mohl věnovat důležitým věcem. Celý postup lze shrnout do pěti bodů:

1. Sesbírat všechny záležitosti ve vašem životě na předem určená místa.
2. Rozhodnout o „další činnosti“, která je vyřeší.
3. Uspořádat připomínky těchto činností na místa, kde se objeví, až to bude potřeba.
4. Udělat činnost v případě, že vám to okolní podmínky umožňují.
5. Zhodnotit pravidelně systém, aby člověk zajistil, že dělá „správné“ věci.

Na první pohled jsou výše uvedené zásady zcela jasné. Ve stresu však člověk panikaří a přepíná do „chaotického módu“. Místo adekvátní odpovědi na „zátěžovou situaci“ reaguje režimem „musím-stihnout-to-a-ještě-to-a-to“. Lidově řečeno, blbne. Používáte-li však metodu GTD (dá-li se tento přístup jako metoda nazvat), budete mít před sebou seznam naprosto jasných, konkrétních činností, nad kterými člověk nemusí přemýšlet a může je dělat jednu za druhou.

5 kroků pro zvládnutí každodenních záležitostí

Obrázek 1: Zjednodušený "rozhodovací" diagram GTD, srov. Haytt, 2007.

Krok 1. Všechno sesbírejte

Všechno, co děláte, čemu se věnujete a nad čím přemýšlíte, zachyťte do důvěryhodného systému. Budete-li se snažit všechno si pamatovat, pravděpodobně na spoustu záležitostí (ať drobností, nebo opravdu důležitých věcí) zapomenete. Jednoduchá pomoc zní: Hlava ať tvoří nové nápady na skvělé projekty a systém ať vám nápady připomíná. Vytvořte si proto místo nebo místa, kam všechny podněty shromáždíte. GTD označuje toto místo termínem vstupní schránka.

Do schránek se ukládá celodenní kolotoč nápadů, nově získaných informací, požadavků, úkolů, telefonátů, e-mailů, přání, záměrů a předsevzetí. Do schránky zaznamenejte všechno, jakoukoliv záležitost, kterou jste vpustili do svého světa, která nepatří tam, kde se právě teď nachází, a u které jste ještě neurčili její výsledek a nenadefinovali nejbližší konkrétní krok řešení. (Allen, 2008, str. 24)

Jako schránku může člověk použít víceméně cokoli, např. plastovou přihrádku na papíry a došlou poštu, inbox v e-mailovém klientu, mobilní telefon s nahráváním hlasu, program na vedení poznámek, žluté lepíky nebo obyčejný notýsek.

Jedna schránka vám však stačit nebude. Přes den se nacházíte na mnoha místech: doma, v ředitelně, ve třídách, na poradách s dalšími řediteli, na provozních poradách, na cestě do práce, z práce – a v každé chvíli vás může napadnout řešení nějakého problému či podnět pro novou činnost. Mějte tedy u sebe něco, do čeho si dané záležitosti zaznamenáte. (Jak už to v praxi bývá, většinu nápadů, které by se hodily v práci, v práci rozhodně nedostanete.)

Při vytváření schránek se řiďte čtyřmi následujícími pravidly:

1. každou otevřenou záležitost musíte zachytit mimo svou hlavu,
2. proto musíte mít v každém okamžiku po ruce jednu ze schránek.
3. Počet schránek musí být co nejmenší, ale současně plně postačující, 
4. a jejich obsah se musí pravidelně zpracovat.

Krok 2. Zpracujte schránku a rozhodněte o dalších činnostech

Mnoha lidem ke spokojenosti stačí už i první krok, tedy zaznamenat si informace někam mimo hlavu. Spokojenost je to však zrádná. Může totiž nastat opačný extrém – nápady a úkoly si člověk zapíše, ale tím pro něj končí. Některé záležitosti si zapamatuje a vyřeší. Na další si vzpomene a udělá je. A zbytek založí do zásuvky ve stole. Anebo se utopí v záplavě žlutých lístečků nalepených všude v ředitelně.

Schránky pravidelně vyprazdňujte. Stanovte si na tuto činnost konkrétní dobu, třeba před odchodem z práce na oběd nebo domů, a chovejte se k této době jako k normální schůzce. Určitě však nenechejte obsah schránky doutnat do dalšího dne. Během dne jste si zcela jistě poznačili něco, co můžete vyřešit cestou domů, třeba telefonát babičce nebo to, že musíte koupit jogurty. A zcela jistě ve schránce najdete něco, co můžete/musíte udělat zítra dřív, než dorazíte do ředitelny. Při zpracování schránky nic nepřeskakujte a postupujte záznam po záznamu shora dolů (nebo naopak).

Nejprve si uvědomte, jakou přesně záležitost jste si zaznamenali. 

Co to je?

Je to záležitost týkající se nové směrnice? Nového projektu? Chyby ve výkazech? Na co konkrétně si rodič stěžuje? Dostali jste nápad na novou vyučovací hodinu? Žádost o zaměstnání? Výtku hygieny? Odkaz na stránky, které vám někdo doporučil?

GTD pracuje se dvěma typy záležitostí: zrealizovatelnými (tedy vyžadujícími nějakou další činnost) a nezrealizovatelnými (které další činnost nevyžadují). Zvažte tedy, zda tato sebraná záležitost vyžaduje nějakou činnost – a je-li možné ji v dohledné době provést. Máte čas pustit se do nového projektu? Nebo je to jen informace, kterou budete někdy v budoucnosti potřebovat?

Ihned nezrealizovatelné záležitosti:

1. zahoďte nebo
2. uložte pro případnou realizaci někdy později nebo
3. založte do „kartotéky" v případě, že se jedná o např. doplňující informaci k již řešené záležitosti (třeba k projektu).

U každé záležitosti, o níž jste usoudili, že je možné ji realizovat, se zeptejte: 

Jaký je další krok? 

Jinými slovy, jaký jeden jediný krok, jakou jedinou činnost můžete udělat, abyste tuto záležitost posunuli o kousek blíž ke splnění? Co přesně uděláte, abyste mohli tuto záležitost označit jako vyřízenou? Přesně pojmenovanou činnost (tedy Zavolat xyz, napsat e-mail, vyhledat ve směrnicích, koupit abc, předat osobě xyz a další).

1. delegujte nebo
2. udělejte nebo
3. odložte na později.

Zjistíte-li během zpracování schránky, že nejste tím, kdo by měl záležitost řešit, delegujte ji, tedy předejte, dotyčné osobě. Jste-li tím, kdo má situaci řešit, rozhodněte se, zda se do činnosti pustíte hned nebo později, pomocí pravidla dvou minut.

Pravidlo 2 minut: Jde-li záležitost provést během dvou minut, udělejte ji hned. Více času strávíte zapisováním na konkrétní seznam úkolů.

Co například stihnete během dvou minut?

• odpovědět stručně na e-mail,
• ověřit si telefonicky informaci,
• objednat stůl na večeři,
• rychle prohlédnout text na webu či v časopisu a zjistit, zda se vyplatí jej číst celý.

Projekty – úkoly, jejichž dokončení vyžaduje více činností

Pro činnosti vyžadující více než jeden krok používá metoda GTD poněkud nešťastně pojem projekt. Zapomeňte na vše, co se vám honí při zaslechnutí slova projekt hlavou, a držte se definice:

Vyžaduje-li splnění záležitosti více než jeden krok, vzniká v GTD tzv. projekt.

„Nimrání se“ v otázce Jaký je další krok? musí znít opravdu dětinsky. Není to dětinské. Během dopoledního/brzy odpoledního kolotoče nemá člověk čas přemýšlet nad tím, co by měl vlastně dělat. K tomu mu slouží seznam úkolů a kalendář.

Prohlédněte si svůj seznam úkolů na dnešní den. Kolik z těchto úkolů jsou jen „nástřely“ toho, co byste měli dělat? Které úkoly neříkají přesně Udělej to nebo toto? A především: Které úkoly vyžadují více než jednu činnost, aby byla záležitost splněná? Kolik je v něm činností, které nemůžete udělat na jednom místě? Kolik činností, ke kterým vám schází doplňující informace?

Seznam úkolů by měl poskytnout jasná vodítka, jakou konkrétní činnost máte dělat. Představte si, že jste robot. Robot nad pokyny nepřemýšlí, pouze reaguje. Obdobně si připravte také jednotlivé úkoly. Nač během dne plýtvat energií a zjišťovat, co že to vlastně máte udělat?

Položíte-li si otázku Jaký je další konkrétní, viditelný krok? (jinými slovy Jakou konkrétní činnost udělám?), nikdy si neodpovíte neřešitelným postupem. Odpovíte „akčním“ slovesem, které jasně řekne: Udělej toto...

Krok 3. Uspořádejte si další činnosti a projekty

Až si uvědomíte, jakou záležitost přesně řešíte, zda je vůbec řešitelná, a určíte, jakou další činnost pro její vyřešení musíte udělat, uspořádejte záležitosti do systému. Všechny sebrané (a rozhodnuté) záležitosti lze umístit na jedno z pěti následujících míst:

1. Seznamy Dalších kroků (tedy činností) – GTD radí rozdělit si tyto seznamy podle tzv. kontextů, tedy pomůcek, lidí nebo prostředí, které potřebujete k jejich provedení. Běžně se setkáte s kontexty jako „Ve škole“, „V ředitelně“ „Doma“, „Na počítači“ (nebo „Offline“ a „Online“ v případě, že někdy pracujete bez internetového připojení), „Telefonáty“ a další. Samostatnou skupinu potom tvoří kontexty podle jednotlivých lidí, které k činnosti potřebujete.
2. Seznam „Čekám na…“ – Delegované úkoly si veďte na samostatném seznamu. Kromě osoby si na tento seznam také zapište datum, kdy jste záležitost delegovali a požadovaný termín splnění. Ve školním prostředí se člověk běžně nesetká s reporty, tedy zprávami o stavu delších projektů. Vytvořte si proto v kalendáři připomínky, kdy si u daného člověka ověříte, jak to s řešením úkolu vypadá.
3. Seznam projektů – Projekty, tedy záležitosti vyžadující více než jednu činnost, si veďte na samostatném seznamu. Seznam pravidelně procházejte a aktualizujte, aby měl každý „aktivní“ projekt nastavenou alespoň jednu další činnost.
4. Kalendář - Do kalendáře patří jedině činnosti, které mají přesně stanovený termín, kdy musí proběhnout. Rozhodujte se pomocí jednoduchého pravidla: Co vybuchne, když v tomto termínu neproběhne? Jiné než tyto činnosti nepatří do kalendáře, ale na některý ze seznamů dalších činností.  
5. Seznam Někdy/Možná – Sem se zapisují položky, u nichž jste se v okamžiku zpracování nedokázali rozhodnout, zda je v budoucnu (tedy v nejbližších 2 – 3 týdnech) budete realizovat. Objeví se zde například nápady na nové projekty, netradiční vyučovací hodiny, další možné investice (až se nebudou hasit požáry). (Vedle pracovních záležitostí se mohou objevit třeba i tipy na výlet s dětmi, recepty na vaření a další. Nebojte se proto seznam Někdy/Možná rozdělit do různých oblastí, podobně jako jsou seznamy dalších činností rozdělené podle kontextů.)

Krok 4. Udělejte

V ideálním případě člověk ví, co má dělat. Jenže ideální případ nastane tak jednou za měsíc. X+1 věc si žádá vaši pozornost, X dalších vyžaduje vaše rozhodnutí. Zní-li předpoklad GTD „vytvořit si důvěryhodný systém“, musí i tento sytém bezpodmínečně poskytnout vodítka, podle nichž se budete rozhodovat. Nabízí se 4 kritéria, podle nichž v každém okamžiku rozhodujete o tom, co budete dělat.

1. kontext, v němž se nacházíme,
2. priorita daného úkolu,
3. energie, která člověku zbývá,
4. čas, který má k dispozici. (Srov. také Allen, 2008. Str. 190n.)

Právě při rozhodování, co budete v danou chvíli dělat, oceníte rozdělení seznamu dalších činností podle kontextu. Sedíte-li v ředitelně u počítače, není potřeba přemýšlet nad tím, komu byste ještě chtěli/měli zavolat. Jiné činnosti než ty na počítači vás nemusí zajímat. A stejně tak vás během nákupu nemusí zajímat, co všechno byste měli dělat v ředitelně. Nejste tam – a tak si užijte to, co právě děláte.

Další kritéria mluví sama za sebe, nemyslíte? Nezbývá než se do úkolu pustit (rozumějte „donutit se“).

Krok 5. Zhodnoťte

Aby systém nevyhořel jako výše zmíněná zjednodušení, je nutné jej pravidelně hodnotit, tedy aktualizovat. V pracovním procesu vlastně hodnotíte na několika úrovních. V každém v každém okamžiku přehodnocujete, zda děláte právě to, co dělat máte (nadefinované další činnosti a projekty versus nově se objevivší záležitosti). Denně vyprazdňujete schránku, hodnotíte a uspořádáváte záležitosti, například do konkrétních realizovatelných projektů. Jedenkrát za týden se hodí udělat tzv. týdenní hodnocení, během kterého zaktualizujete celý systém.

U každého projektu zkontrolujete, zda jste si k němu nastavili další činnost. Vyškrtáte projekty či činnosti, které jste již splnili (ale neměli čas v týdenním shonu je na seznamech zrušit). Některé projekty přehodnotíte, když zjistíte, že se jim v dohledné době nemůžete vlivem vnějších okolností věnovat a odložíte je „dozrát“ na seznam Někdy/Možná. A případně přidáte projekty další.

Během hodnocení samozřejmě vnímáte svůj pracovní svět i z hlediska krátkodobějších a dlouhodobějších cílů a priorit, kdy se rozhodujete, zda se jedná o věc, kterou musíte dělat / měli byste dělat / chtěli byste dělat anebo mohli dělat, kdyby… (Srov. také Allen, 2009. Str. 283.)

Můžete být v klidu, i když máte hromadu práce

Cestu od nápadu k podepsané smlouvě, vytvořené směrnici, evropskému projektu či dobře vybavené a jako hodinky fungující škole tvoří desítky, stovky, ne-li rovnou dílčích kroků a činností. David Allen však odvážně tvrdí, že „i když má člověk práce nad hlavu, může fungovat produktivně, s jasnou hlavou a pozitivním pocitem uvolněné kontroly nad situací.(Allen, 2008, str. 11) A praxe mu dává zapravdu. Ono totiž úplně stačí, když si vytvoříte důvěryhodný (a pravidelně aktualizovaný) systém, ze kterého během dne okamžitě zjistíte, co konkrétně můžete v dané situaci (a za daného množství času a energie) udělat. A pak už stačí dělat jeden krok za druhým - a nemůže se stát, že někdy nebudete mít hotovo.

GTD^TM a Getting Things Done^TM jsou registrované ochranné známky společnosti David Allen Company. Text článku pojednává o přístupu k organizaci práce, který z metody GTD vychází. Liší se např. v označení jednotlivých kroků řízení pracovního postupu nebo též v mírně upravené podobě rozhodovacího diagramu. Úpravy vycházejí z autorovy více jak 6leté zkušenosti s každodenním používáním metody v učitelské, lektorské a další „mimoškolní“ praxi.