Informační systém (IS) umožňuje komunikaci a zpracování informací. Školní IS zajišťují bezpečné ukládání informací důležitých pro činnost školy, jejich další zpracování pro řízení školy, pro komunikaci v rámci školy, ale i s rodiči a dalšími orgány. IS by měl vytvářet podmínky pro rychlejší, pružnější a efektivnější rozhodování managementu školy.
V komerčním sektoru je kvalita informačního systému alfou a omegou fungování firmy a klíčem k přežití na trhu. Náklady na takovéto informační systémy svoji nezbytnost odrážejí, jsou zpravidla velice vysoké. Oproti tomu jsou IS používané ve školách neuvěřitelně levné – a přitom zpravidla kvalitní. Většina škol se totiž spokojí se standardním programem bez nutnosti dodatečných úprav. Školní systémy zpravidla obsahují většinu funkcí potřebných ve školách, procesy a činnosti zajišťované školami se od sebe zase tolik neliší.
Ústav pro informace ve vzdělávání uskutečnil v roce 2004 dotazníkového šetření [1], kterého se zúčastnilo 4 172 ZŠ, SŠ, VOŠ a pomocných škol. Z šetření vyplynulo že, 52 % škol vede evidenci žáků s využitím evidenčního SW, tedy nějakého elektronického IS. Lze předpokládat, že dnes, po šesti letech od realizace šetření, bude toto číslo výrazně vyšší. Velkým impulzem pro rozšíření školních elektronických IS byla povinnost odevzdávat v elektronické formě data ze školní matriky uvedená ve vyhlášce č. 364/2005 Sb. ve znění pozdějších předpisů.
V současné době je možné setkat se ve školách s informačními systémy řešícími zpracování školní agendy od několika dodavatelů. Často jsou označovány souhrnně jako systémy pro školní administrativu.
Školní IS prošly za poslední dvě desetiletí jistým vývojem. Hlavní zaměření na administrativu spojenou s pedagogickým procesem zůstává. Běžné jsou funkce: evidence žáků, tisk vysvědčení, tvorba rozvrhů, suplování, přijímací řízení, zápis do prvních ročníků, knihovna, plán akcí atp. Vývoj však
jde dál, a aby producenti drželi krok s konkurencí, musejí svoje nabídky neustále rozšiřovat a zkvalitňovat. Jedním z důsledků konkurenčního boje je trend, kdy jsou systémy primárně zaměřené na evidenci žáků a přípravu rozvrhů rozšiřovány o nové a nové moduly, pro jejichž elektronické zpracování byly v minulých letech používány jednoúčelové aplikace. Jedná se například o správu knihovny a knihovních výpůjček, hospodaření školní jídelny, správu majetku, docházkové systémy, vedení správních řízení atp. Výhodou jediného integrovaného IS ve škole je především jednoduchost. Všechny položky databáze a uživatelé – především pedagogičtí pracovníci a žáci – jsou zakládáni a spravováni centrálně. Při příchodu nového žáka nebo jeho odchodu ze školy není nutné informace o něm zavádět do více systémů, ale jen do jednoho. To samozřejmě snižuje množství administrativních úkonů.
Nejběžnější nabídku současných IS pěkně zpracovala J. Caldová [2], viz tabulka níže. V řádcích tabulky jsou uvedené možné moduly IS a ve sloupečcích organizační jednotky, které s nimi mohou pracovat.
 |
Tabulka 1 – Ukázka možných modulů IS (tzv. třídy dat) a skupin uživatelů (organizační jednotky), kteří s nimi mohou pracovat. Organizační jednotka data vytváří (C), nebo je využívá (U).
Pro vedení školy je nutné si uvědomit, že pořizovací cena systému je jen jedním z řady nákladů, které je potřeba na bezproblémové používání systému vynaložit. Kromě pořízení se jedná o náklady na administraci, údržbu a opravy, školení, podporu uživatelů, aktualizace apod. Některé náklady jsou ve školách skryty ve mzdě zaměstnanců, kteří se o školní systém (například v rámci práce ICT koordinátora) starají. Některé jsou skryty v cenách za školení, která musejí uživatelé (učitelé) absolvovat, ale také ve mzdě učitelů, kteří se ve své pracovní době vzdělávací akce účastní a za které se musí ve výuce suplovat.
Ve světle tohoto zjištění nejsou pořizovací náklady na IS tím nejdůležitějším argumentem pro jeho pořízení. Jinými slovy – cena samotného softwaru by neměla při rozhodování o pořízení nového systému být tím hlavním kritériem výběru.
Na základě diskuzí s učiteli a řediteli škol jsem se pokusil sestavit seznam nejdůležitějších kritérií, která je vhodné při výběru školního informačního systému uplatňovat. Je jedno, zda škola vybírá svůj první IS, nebo se chystá přejít na jiný IS. V obou případech se jedná o důležité rozhodnutí, jehož důsledky škola ponese mnoho let.
Rozšířenost neboli počet instalací IS ve školách je jedna z nejdůležitějších informací. Mnozí dodavatelé na svých stránkách počet instalací, resp. prodaných licencí, uvádějí, ale je jisté,
že tyto hodnoty lze brát jako relevantní pouze do určité míry. Mnohé školy v průběhu let přecházejí na jiné systémy, číslo vyjadřující počet prodaných licencí tudíž neznamená počet škol, kde je daný software aktuálně provozován.
Etablovaná společnost, která školní IS dodává do škol již dvacet let, bude v této činnosti úspěšně pokračovat s mnohem větší pravděpodobností, než firma, která se na webu profiluje jako tzv. start-up a která nabízí vlastní IS, jenž vznikl loni z žákovského projektu.
Možnosti a způsoby podpory jsou velice důležité. Chytrou radu občas potřebuje každý správce IS. Navíc se také nezřídka stává, že z důvodu havárie přestane systém správně pracovat a je potřeba zachránit a obnovit nedostupná data. V takových chvílích se ukáže, jak vysokou cenu mají data, na jejichž vytvoření pracovaly desítky učitelů a dalších uživatelů systému. Konzultační telefonní linka, případně nějaká možnost on-line kontaktu je bezpodmínečně nutným minimem, které by měl výrobce zajišťovat. Někteří dodavatelé nabízejí zdarma vstupní proškolení, u některých je nutné si za odborná školení připlatit. Dostupnost servisních technických pracovníků v lokalitě školy, tedy bez drahého dojíždění přes celou republiku, je dalším aspektem uživatelské podpory. Kvalitní web s propracovaným systémem zveřejněných často kladených otázek a odpovědí pak zase znakem profesionality výrobce softwaru.
Tuto možnost dnes nabízí většina dodavatelů. Zpravidla mají na internetu volně dostupné verze některé limity, například omezený maximální počtem žáků nebo možnost spustit jen několik základních modulů IS.
Mít známého, kterému můžete bez otálení zavolat a případný problém s ním konzultovat,
je k nezaplacení. Tuto možnost může dodavatel podpořit vybudovanou hustou sítí konzultantů.
Kolik modulů, resp. oblastí školní agendy IS pokrývá. Některé školy si například vystačí s elektronickým řešením evidence žáků a tiskem vysvědčení.
Potřeby škol se v závislosti na mnoha událostech mění, proto je vhodné přihlížet i k tomu, zda je dodávaný IS založen na kvalitní softwarové platformě a výrobce nebude s jeho rozšiřováním či přizpůsobováním novým podmínkám světa IT mít problémy. Software pracující na zastaralém a již nepodporovaném operačním systému taková kritéria nesplňuje.
Export a import dat je potřeba nejen při přechodu z jednoho systému na druhý, ale i
v případě, že s daty potřebujete něco vyzkoušet a samozřejmě nechcete ohrozit stabilní verzi IS. Kvalitní systémy umožňují převod dat z konkurenčních systémů.
U některých systémů je jedním z hlavních rysů. Jiné IS je nutné instalovat na školní server.
I takové by ale měly umožňovat přístup pod uživatelským účtem (jméno a heslo) k datům vzdáleně (například pro rodiče).
Dnes běžně probíhá prostřednictvím internetu. Existují i jiné distribuční kanály, ale pouze
on-line aktualizace nabízí dostatečnou flexibilitu a možnost reagovat na problémy, které se zjistily až po uvolnění poslední verze.
Cena systému se zpravidla odvíjí od zakoupených modulů (je-li systém modulární) a počtu žáků, resp. velikosti školy. Kromě pořizovací ceny je vhodné si dopředu zjistit i ceny aktualizací a případných zásahů dodavatele (hodinová cena).
Při výběru IS vřele doporučuji konzultace s kolegy ze škol. Jako velmi vhodná se jeví například elektronická konference členů Jednoty školských informatiků (http://www.jsi.cz/), kde mají školní
ICT metodici a další příznivci ICT ve školách možnost společně velmi efektivně komunikovat a vyměňovat si své pedagogické a organizační zkušenosti. Problematika školních IS se zde řeší velmi často.
Nabídka nejrozšířenějších informačních systémů pro základní a střední školy (abecedně):
[1] Výsledky šetření o vybavenosti škol evidenčním SW. ÚIV, 2004.
[2] CALDOVÁ, J. Informační systém střední školy. Závěrečná práce. Brno : MZLU, 2007. http://is.mendelu.cz/lide/clovek.pl?zalozka=13;id=1;studium=25196;download_prace=1
Všechny články jsou publikovány pod licencí Creative Commons BY-NC-ND.
Pro vložení komentáře je nutné se nejprve přihlásit.
Článek není zařazen do žádného seriálu.
Článek je zařazen v těchto kolekcích:
Národní pedagogický institut České republiky © 2025
